Automatisation : 10 tâches répétitives à optimiser d’urgence afin de gagner en efficacité


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Pour une entreprise, l’automatisation est un facteur de croissance considérable. Pourquoi ? Parce que dans toute activité, le temps consacré aux tâches à forte valeur ajoutée représente à peine  30% du travail. Les 70% restants sont consacrés à des tâches beaucoup moins importantes comme produire un devis, relancer un client, archiver une mise à jour, publier sur les réseaux sociaux, ou même répondre à des e-mails.

Que vous soyez en freelance ou gérant d’une PME, ces tâches répétitives peuvent être un frein à la croissance de votre entreprise. Veillez à les remplacer par des procédés permettant d’optimiser votre temps de production. En voici 10.

1. Automatisation des réponses e-mails

Rédiger et répondre à des e-mails est une activité répétitive. Vous pouvez facilement automatiser cette tâche.

Commencez par classer vos messages par catégorie. Vous gagnerez un temps précieux. Puis, passez aux objets. Un objet pertinent aide à mieux organiser les e-mails.

Par définition, l’objet d’un e-mail se doit de résumer le corps du message. Par exemple pour la synthèse d’un rendez-vous client, vous pouvez rédiger un objet comme suit : « Synthèse RDV / Nom de l’entreprise client ». Sur Gmail, vous pouvez créer une règle (filtre) qui redirigera automatiquement les mails de votre choix dans un dossier séparé. Ce filtre peut se définir en fonction d’un mots-clé, d’un nom de domaine ou d’une adresse e-mail.

Vous ne perdrez plus un temps fou lorsque vous chercherez un e-mail dont vous ne vous souviendrez plus de l’objet ou du contenu.

Si comme la plupart des commerciaux, vous devez rédiger les mêmes formules, utilisez l’extension Gorgias de Google Chrome. Vous disposerez d’une série de templates de réponses et de raccourcis. Avec Gmail, c’est automatique :  le contenu de vos messages reçus est analysé afin de vous suggérer des réponses.

2. Automatisation des réponses liées aux demandes d’informations

Avec un auto-répondeur, vos prospects peuvent recevoir une réponse automatique à chaque demande d’informations. Lorsqu’ils remplissent un formulaire avec par exemple leur nom, leur adresse e-mail et le sujet, le logiciel d’automatisation envoie une réponse par e-mail.

« Bonjour,

Nous vous remercions de nous avoir contactés concernant [la requête XYZ]. Nous avons bien reçu votre note. Un de nos collaborateurs reviendra vers vous sous peu. »

Vous pouvez ensuite faire suivre le fameux message à un membre de votre équipe afin qu’il y réponde par un appel téléphonique.

3. Automatisation de votre fichier de prospection

Quelle que soit la qualité des services que vous offrez, n’attendez jamais à ce que les nouveaux clients viennent à vous, arrangez-vous plutôt pour entamer une démarche commerciale.

Sur Internet, la règle pour démarcher consiste à proposer du contenu gratuit afin d’obtenir les coordonnées des prospects.

En automatisant ce processus à l’aide d’un auto-répondeur comme Mailchimp, lorsqu’un prospect entre son nom et son adresse e-mail, il reçoit immédiatement la ressource demandée et vous disposez d’un nouveau contact.

4. Automatisation du capital confiance via une séquence de messages

Un prospect a saisit son adresse e-mail via un de vos formulaires pour demander des informations, télécharger un e-book, ou même pour valider un  achat. Et après ? Vous n’allez pas le laisser aux oubliettes ?

Une autre règle du marketing digital veut qu’une connexion avec tout nouveau contact soit suivie par la mise en place d’une relation de confiance. Pourquoi ? Parce qu’il sera toujours plus facile de transformer en clients des personnes déjà entrées en contact avec votre entreprise que l’inverse.

Donc pour mettre toutes les chances de votre côté et accroître votre taux de conversion, je vous suggère de préparer une séquence de X e-mails avec un outil d’e-mail marketing comme Mailchimp. Configurez votre logiciel de sorte qu’un téléchargement déclenche une série d’e-mails.

Dans cet article, je vous donne plus de détails sur le fonctionnement de la Newsletter

5. Automatisation de la prise de rendez-vous

Une surcharge de travail peut avoir une conséquence sur les actions majeures comme une prise de rendez-vous. Cela peut autant être votre cas, que celui du client. Cumuler des rendez-vous manqués, c’est nécessairement une perte de temps et d’argent. La solution ? Jouer l’assistant personnel de chaque client ? Non ! Mais plutôt utiliser un outil de planification comme Calendly.

Calendly se synchronise avec votre agenda Google ou Outlook et permet également de configurer des e-mails de rappel.

A l’aide d’un lien, vos clients peuvent consulter vos disponibilités et planifier un entretien. Ce qui rend les prises de rendez-vous automatiques.

6. Automatiser la récolte de témoignages

Le témoignage d’un client satisfait sur votre site Web, c’est deux fois plus de chances d’en convertir de nouveaux. Saviez-vous que 90% des clients recherchent des avis avant de s’engager et font confiance aux recommandations sur Internet ?

Donc à chaque fois que votre activité donne satisfaction à un client, demandez-lui un témoignage. Collectez-les par exemple sur les réseaux sociaux. Dès qu’un client laisse un commentaire positif sur vos services, faites-en une capture et sauvegardez-la dans un dossier « témoignage client ». Vous pourrez ensuite les réutiliser.

Sur Google, les témoignages c’est la preuve qu’une entreprise dispense des services de qualité. Si vous souhaitez apparaître en top position, il vous faut des avis 5 étoiles. Comment obtenir ces avis ?

Contactez vos meilleurs clients et demandez-leur de se rendre sur votre compte Google My Business (via un lien) afin de rédiger un retour d’expérience.

Vous pouvez si vous le souhaitez, mettre en place un procédé pour la collecte automatisée par e-mail, 5 jours après l’envoi d’une facture par exemple. A l’aide d’une application de création d’automatisations comme Zapier, vous pouvez sauvegarder des documents envoyés à une adresse Gmail dans Dropbox.

7. Automatisation des sauvegardes de votre site Web

Le 10 mars 2021, l’entreprise OVH basée à Strasbourg a brûlé. Si vous ne savez pas de quoi il s’agit, Ovh est le numéro français de l’hébergement Web. Ovh, c’est trois millions de sites Internet hébergés (le site de Strasbourg abritait 29 000 serveurs). Je vous laisse imaginer les dégâts.

En matière de sécurité de données Internet, faire régulièrement des sauvegardes est vital ( sauvegarde manuelle des fichiers + sauvegarde de la base de données). Il est d’ailleurs recommandé de télécharger les fichiers et les bases de données de son site Web une fois par trimestre. Pour ce faire, il existe des solutions gratuites et payantes.

Vous pouvez réaliser des sauvegardes quotidiennes de votre site internet avec l’hébergeur WP-Engine : fonctionnalité offerte en général par les hébergeurs. WP-Engine est l’un des hébergeurs dédiés de WordPress. Le coût ? A partir de 23€ par mois.

Vous pouvez également obtenir une sauvegarde de vos fichiers en faisant un partage via Dropbox ou Google Drive. Dropbox est gratuit jusqu’à 2 Go, Google Drive offre 15 Go.

Les données comme les mots de passe peuvent aussi être sauvegardées via un gestionnaire de mots de passe tels que LastPass ou Dashlane. C’est un excellent moyen de renforcer sa sécurité en ligne.

Le gestionnaire de mot de passe se charge de générer des mots de passe complexes et différents pour chaque plateforme. En ce qui vous qui vous concerne, vous n’avez besoin de retenir qu’un seul et unique mot de passe.

8. Automatisation des publications sur les réseaux sociaux

Sur les réseaux sociaux, vous pouvez répartir la publication de votre contenu sur une semaine, un mois, un trimestre ou même voire une année, selon votre calendrier. Il existe de nombreux outils qui visent à organiser et à planifier vos publications, mais rares sont ceux qui permettent de faire ce travail de promotion automatisée.

Lorsque vous publiez du contenu sur le Web, au bout d’un certain temps, la portée diminue. Le message diffusé devient de moins en moins visible. Quand il est question d’automatiser la promotion, il faut penser les publications en mode « evergreen », c’est-à-dire que vos publications ne meurent jamais. Vous diffusez votre contenu une fois, et le logiciel se charge de le distribuer de manière continue selon vos exigences. MeetEdgar est un outil qui permet de faire ce travail de promotion automatique.

9. Automatiser la gestion des impayés

Pour obtenir des paiement en ligne, deux solutions s’offrent principalement à vous : Paypal ou Stripe. Ces deux passerelles automatisent les paiements en évitant l’échange par e-mail de coordonnées bancaires. Mais lorsqu’un client change ou perd sa carte de crédit, cela peut avoir un impact négatif sur vos résultats. C’est la raison pour laquelle il faut également automatiser la gestion des impayés.

Grâce à un logiciel de relance automatique comme Stunning.co, vos clients reçoivent un courrier de rappel, un coup de fil ou un mail permettant de débloquer la situation rapidement.

10. Automatisation de la comptabilité

Si votre activité exige que vous fassiez fréquemment des devis, l’automatisation de cette tâche prend tout son sens. Un outil comme Sage vous aident à créer des modèles de devis. Et lorsqu’un de vos clients effectue le paiement d’une prestation, vous émettez automatiquement une facture que vous lui envoyez directement par e-mail. Vous simplifiez de la sorte votre gestion comptable et commerciale.

Marius-sig

Auteur : Marius Melagne